Kdy obnovit IT majetek firmy aneb jak na modernizaci firemního softwaru a hardwaru
Ztráta dat, bezpečnostní rizika a klesající produktivita zaměstnanců – to jsou jen některé z důsledků zastaralého vybavení. Kdy přesně nastává správný čas pro výměnu IT majetku firmy? Jak poznáte, že váš hardware už nestačí současným nárokům? A hlavně – jak se vyhnete zbytečným výdajům při modernizaci IT? Odpovědi najdete na následujících řádcích.
Pokud jste jako 76 % českých podniků, nemáte podle průzkumu společnosti Intel jasně definovaný plán obnovy IT vybavení. To však v době, kdy úroveň technologie určuje konkurenceschopnost firem, představuje značné riziko. Pojďme si ukázat, jak dokážete tento problém systematicky vyřešit.
Tip: Pro efektivní monitoring stavu IT vybavení využijte profesionální asset management třeba od firmy Total Service. Tento specializovaný nástroj vám poskytne detailní přehled o celé infrastruktuře a pomůže optimálně naplánovat její obnovu.
Varovné signály zastaralého IT majetku firmy
Vaše firemní systémy vysílají zpravidla jasné signály, když nutně potřebují modernizaci. Čím dříve je zachytíte, tím lépe předejdete vážnějším problémům.
Podívejme se nyní na nejčastější příznaky zastaralého IT vybavení:
- Výrazné zpomalení systému – jestliže zaměstnanci tráví čím dál více času čekáním na reakci počítače, váš firemní hardware jednoznačně nezvládá současné nároky.
- Častější výpadky a technické problémy – neplánované odstávky způsobené selháním zařízení dovedou ochromit provoz celé firmy.
- Nekompatibilita s novým softwarem – pokud nemůžete instalovat nejnovější verze programů nebo bezpečnostní aktualizace, vystavujete se zbytečnému riziku.
- Zvýšená spotřeba energie – starší zařízení často vykazují vyšší energetickou náročnost, což pro vás znamená i nárůst provozních nákladů.
- Rostoucí náklady na údržbu – pokud výdaje na opravy překročí rozumnou mez, doporučujeme vám zvážit výměnu hardwaru.
Reálné dopady zastaralého IT – hardwaru i firemního softwaru
Opotřebení majetku v oblasti IT má dalekosáhlé důsledky, které se projevují napříč celou organizací. Podle dat společnosti CHG-Meridian až 70 % tuzemských firem používá počítačové vybavení až do fáze totálního opotřebení – to je alarmující číslo, které ukazuje na podceňování systematické obnovy IT infrastruktury.
Finanční ztráty
Odkládání modernizace vede paradoxně k vyšším celkovým nákladům:
- Podle statistik spol. Statista může hodina výpadku systému stát firmu až 400 000 Kč.
- Zaměstnanci stráví ročně v průměru 167 hodin čekáním na pomalé IT vybavení.
- Náklady na urgentní opravy často převyšují cenu nového zařízení.
Bezpečnostní rizika
Zastaralý hardware a firemní software představují závažné bezpečnostní riziko:
- Starší firemní systémy zpravidla nepodporují nejnovější bezpečnostní protokoly.
- Výrobci postupně ukončují podporu a přestávají vydávat bezpečnostní aktualizace.
- Riziko úniku citlivých dat se s každým rokem používání zastaralého vybavení dramaticky zvyšuje.
Optimální životnost IT majetku firmy
Jednou z nejčastějších otázek při správě IT majetku firmy je načasování jeho obnovy. Praxe ukazuje, že univerzální odpověď neexistuje – vše závisí na typu zařízení a způsobu jeho využití. Přesto můžeme definovat obecná doporučení, která vám pomohou s plánováním.
Notebooky a pracovní stanice
Běžná životnost přenosných počítačů se pohybuje mezi 2,5 až 3 roky. U stolních počítačů hardware vydrží zpravidla déle, obvykle 3 až 5 let. Tato čísla však představují pouze orientační hodnoty – skutečná životnost závisí na reálném pracovním vytížení a pravidelné údržbě.
Servery a síťová infrastruktura
Páteřní prvky firemního systému vyžadují zvláštní pozornost. Servery a aktivní síťové prvky mají sice delší životnost (prům. 4–6 let), jejich selhání má však dalekosáhlé důsledky pro celou organizaci. Proto důrazně doporučujeme průběžně monitorovat jejich stav a plánovat obměnu s dostatečným předstihem.
Strategie efektivní obnovy IT vybavení
Systematický přístup k modernizaci technologického zázemí vám ušetří čas, peníze i nervy. Zapomeňte na reaktivní přístup typu „dokud to funguje, není třeba nic měnit“ – tato zdánlivá úspora se v praxi téměř nikdy nevyplatí.
Analýza současného stavu
Proveďte důkladný audit vašeho IT vybavení. Zmapujte stáří jednotlivých zařízení, jejich vytížení a náklady na údržbu. Zvláštní pozornost věnujte zařízením:
- starším než 3 roky,
- s častými poruchami nebo výpadky,
- s vysokými náklady na provoz a údržbu
- či bez podpory výrobce nebo s právě končící podporou.
Plán obnovy
Na základě auditu vytvořte harmonogram modernizace. Zohledněte přitom:
- kritičnost jednotlivých firemních systémů pro chod společnosti,
- dostupné finanční zdroje,
- sezónnost vašeho podnikání
- i možnosti postupné migrace.
A pozor – myslete i na repasovanou techniku. Přestože může lákat nižší cenou, nese s sebou značná rizika: omezenou záruku, nejistou životnost a potenciální nekompatibilitu s moderními systémy. Pro profesionální využití proto doporučujeme investovat do nového vybavení od ověřených dodavatelů.
Investice do IT není náklad, ale konkurenční výhoda
Možná znáte ten pocit – sedíte nad tabulkou s cenami nového IT vybavení a říkáte si, že současný hardware přece „ještě tak nějak funguje“. Jenže v době, kdy firemní systémy rozhodují o konkurenceschopnosti, je tento přístup krátkozraký. Modernizace IT majetku firmy není nutné zlo – je to vaše vstupenka mezi společnosti, které určují tempo trhu, ne ty, co se pouze pokouší udržet krok.