Pokud potřebujete psát obchodní dopisy, je důležité zachovat profesionalitu a zvolit správný formát, chcete-li dosáhnout úspěchu.
Jako první byste měli uvést své jméno, pracovní pozici, adresu, telefonní číslo a e-mailovou adresu. Některé z těchto informací můžete vynechat, pokud má vaše firma hlavičkový papír, který již kontaktní údaje obsahuje. Ihned po adrese uveďte datum a poté kontaktní údaje příjemce ve stejném pořadí a formátu jako ty vaše.
Pokud nemáte k adresátovi osobní vztah, použijte formální tvar „vážený“, za kterým následuje jeho profesní titul a příjmení. Křestní jméno použijte pouze v případě, že s danou osobou již máte neformální a přátelský vztah. Není to vždy nutné, ale můžete také uvést předmět nad pozdravem, abyste příjemci pomohli rychle identifikovat obsah dokumentu. To je užitečné zejména v případě, že příjemce dostává hodně pošty.
V obchodním dopise by se měl první odstavec vždy týkat celkového účelu sdělení. Profesionální dopis by měl mít jednotné formátování. Váš text by měl být zarovnán vlevo a mezi jednotlivými odstavci byste měli nechat zřetelný řádek.
Používejte jasný, profesionální jazyk, držte se tématu a v závěrečném odstavci shrňte své body. Zahrňte zdvořilý pokyn nebo výzvu k akci, aby příjemce věděl, co by se v ideálním případě mělo stát dál, pokud bude vyžadována další akce.
Když jste uzavřeli hlavní část dopisu, musíte vše řádně uzavřít a zachovat profesionální tón. Dopis můžete zakončit slovy „s pozdravem“, „s úctou“ nebo méně formální frází jako „děkuji“, pokud máte s příjemcem bližší vztah.
Pokud se chystáte dopis vytisknout a odeslat, ponechte si čtyři řádky pro podpis a poté napište celé své jméno a titul. Pokud se chystáte dokument poslat e-mailem, dělat to nemusíte, stačí uvést celé jméno a titul bez další mezery.
Na tomto místě dopisu můžete také nechat krátkou poznámku, ve které uvedete názvy všech dokumentů, které jste k dopisu přiložili. Tak si příjemce může zkontrolovat, zda nic nechybí. Pokud jste dopis nepsali sami, můžete na tomto místě uvést také iniciály písaře.
To jsou základní pravidla, která byste měli dodržovat, pokud chcete správně naformátovat profesionální dopis.
