Tyto techniky vám pomohou přestat ztrácet čas zbytečnými schůzkami a začít vést plodné diskuse, které povedou k efektivním rozhodnutím.
Stanovte si cíl
Lee Cowie, technický ředitel společnosti Merlin Entertainments, říká, že každý, kdo svolává schůzku, musí mít opravdu jasno v tom, proč se koná a k čemu slouží. „Zamyslete se nad tím, čeho chcete touto schůzkou dosáhnout, jaký je váš cíl, a buďte opravdu konkrétní a zaměřte se na to, jaký je účel schůzky a jaký výsledek se očekává,“ říká Cowie.
S tímto názorem souhlasí i Emma Frostová, ředitelka pro inovace ve společnosti London Legacy Development Corporation (LLDC), která svým lidem říká, aby si nikdy nedomlouvali schůzky, pokud přesně nevědí, co od nich očekávají.
„I kdyby pak člověk na druhé straně musel pět minut přemýšlet, než klikne na tlačítko přijmout, musí to být správný důvod, proč se sejít. Proto se ujistěte, že jste do pozvánky na schůzku napsali, co z ní potřebujete získat,“ říká Frostová.
Udržujte pevná čísla
Jakmile se dohodnete na potřebě schůzky, dbejte na to, aby u stolu seděli ti správní lidé. Všichni jsme byli na schůzkách, kde bylo jednoduše příliš mnoho lidí, kteří tam být nemuseli.
Mark Bramwell, CIO na Saïd Business School, říká, že příliš mnoho lidí nedokáže udržet počet lidí na uzdě. Pokud u stolu nesedí ti nejlepší lidé, je nepravděpodobné, že dojdete ke správným rozhodnutím pro firmu.
Připravte půdu
Cristiane Mullerová, manažerka digitálního marketingu ve společnosti Midea, říká, že úspěšné schůzky jsou především o pevných základech.
„Nikdo se nechce na schůzku připravovat,“ říká Mullerová. „Takže když posílám pozvánku, vždycky posílám i program. Řeknu, kdo je zodpovědný za určitá témata, a nastíním, o čem budeme mluvit. Také nastíním, co očekávám, že si lidé na schůzku přinesou.“
Také Cowie ze společnosti Merlin je přesvědčen, že efektivní příprava je klíčová. „Pečlivě zvažte, proč schůzka musí existovat, a nesvolávejte setkání kvůli něčemu, co by se dalo řešit jinými kanály,“ říká.
„Vidíte schůzky, které skončí v diáři a které by stačilo vyřídit pětiminutovým telefonátem. Nemusíte svolávat deset lidí, abyste dosáhli toho, co by mohli udělat dva lidé pětiminutovým telefonátem. Udělejte rozhodnutí a jděte dál,“ říká Cowie.
Buďte připraveni vybočit ze zajetých kolejí
Cíle a úkoly jsou pro úspěšné schůzky klíčové, ale někdy je smyslem schůzky jen dohnat resty a to je podle Cowieho naprosto přijatelné.
„Každé pondělí mám schůzku se svým týmem a přímými podřízenými. Nemám žádný pevný program. Je to jen kontaktní schůzka, na které si řekneme: Ahoj, jak jste se měli o víkendu? Tento typ schůzek je především o zapojení. Jde o to ujistit se, že jsou všichni zdraví a v pořádku,“ říká Cowie.
Dodržujte čas
Odborníci z celého světa strávili většinu posledních dvou let na videokonferenčních setkáních. Podle Iana Rabagliatiho, ředitele pro produkty a zkušenosti ve společnosti Eurotunnel, se během tohoto procesu všichni naučili, že je důležité mít prostor.
„Nikdy si schůzku nerezervuji na celou hodinu. Vždy si ji rezervuji na 45 minut a čekám, až se ji někdo pokusí změnit,“ říká. „A pak, pokud má být delší, se z ní stane 55 minut. Ale v ideálním případě začíná na 45 minutách a pak se z ní stane 55 minut, pokud musí,“ říká Rabagliati.
Dospějte k závěru
Bramwell ze Saïd Business School říká, že velkou věcí, které je třeba se vyvarovat, je schůzka, která se stává „kecárnou“. Pravidelné vracení se ke svým cílům vám pomůže udržet se na správné cestě.
„Potřebujeme mít jasnou představu o tom, co je cílem a zda se chystáme učinit rozhodnutí. A pokud se chystáme učinit rozhodnutí, učiníme ho na schůzce,“ říká Bramwell.
Muller ze společnosti Midea říká, že dodržování programu je zásadní, pokud chcete dospět k vhodnému závěru. Také shrnuje rozhovor a používá kontrolní body, aby zajistil, že i další schůzka bude probíhat podle plánu.
„Na konci schůzky si udělejte rychlý přehled o tématech, která jste prošli, a o tom, co má každý účastník schůzky udělat po jejím skončení. Poté mějte závěrečné závěry,“ říká Muller.
Přihlaste se, komentujte články a ukládejte si ty nejzajímavější k pozdějšímu přečtení.
Přihlásit se přes náš web
Ještě nemáte účet? Staňte se členem.